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ZOOM会議を快適に行うために

4月になっても新型コロナの状況は相変わらずで、今後しばらくは顔を合わせないコミュニケーションを覚悟しないといけないようです。

SNSなどを覗くと、多くの企業がテレワークに移行したり、ZOOMなどのオンラインによる会議やセミナー、飲み会が行われているようです。
私にとってこのような新たな取り組みは良い刺激になります。

そこで、私もZOOMを使ってみて会議やセミナーを快適に進めるために、現時点で気づいた注意点をまとめてみました。
まだ使用歴が少ないので、今の時点ではここまでです。
さらに勉強して解かったことがあったら追記させて頂きます。

<ZOOM会議・セミナーを快適に行うために>

■音声編

・聴き取り難い音声は、実は画像の良否より参加者にストレスを与えます。
参加の際、事前に音質・音量が適正か確認しましょう。

・高性能マイクは周囲の小さな音も拾ってしまいます。その音声はオンライン会議の参加者全員に拡散され会話が中断することもあります。出来るだけ環境音・生活音が混入しない場所で参加しましょう。
(特に携帯の着信音は切っておく)

・しばらく話さない人や、周囲の騒音ある人は自分のマイクをミュートにする。(発言時にオン)

■画像編

・カメラの位置は目線の高さに設置することをお薦めします。机上にスマホを置いて上から覗き込むように使うと、あごや鼻の穴が拡大され目が細く見えます。(美人に見えなくなるかも)

・逆光を避けて自分に正面から光が当たる位置にカメラを設置するようにしてください。背景に窓が有ったり、背面や側面からの光が強いと、逆光になり顔が黒く映ってしまいます。

・背景が映り込むエリアには不要なものを置かないようにしましょう。ごちゃごちゃと散らかっていると話している本人よりそちらに目が行ってしまいます。

 

■コミュニケーション編

・ネットの場合もリアルの会議やセミナーに出席するのと同じ身だしなみでの参加を心がけましょう。
ネットでも緊張感の有無は伝わります。

・開始時間の5分前までには待機室に到着するようにしましょう。

・空気が伝わりにくく発言のタイミングが難しいので、ファシリテーターを決めて発言の交通整理した方が良いです。

・発言の際は画面では無く、カメラに目線をむけて話すと互いの目線が合うようになります。

・発言が被(かぶ)らないよう、他人が喋っている時は遮らないように気を付けましょう。

・発言が終わったら「以上です」などとわかりやすく発言しましょう。

・聴く側はできるだけオーバーに相槌などをうつ。相槌をしてもらった方が講話者は話しやすいです。(その際声に出さなくていいです)

・接続など何かトラブルがあったときは、WEB会議ツールのチャット機能か、電話を使いましょう。

・お互いが感情が分かりにくいことを理解しながら使いましょう。

 

■機器について

会議なのか、セミナー(講演会)なのか。
また、ログインする拠点数や参加者数により準備する機器の組み合わせを検討しましょう。

確認しておきたい、機能と機器の関係です。

入力 出力
画像 Webカメラ ディスプレイ
音声 マイク スピーカー

・Webカメラ
1台のカメラに収まるのは1人なのか、それとも4人なのか、さらにもっと多いのか、参加人数によって選択するカメラの仕様は変わります。

・ディスプレイ
複数で参加する場合は大型のモニターを準備したいです。

・マイク
複数で参加の場合は、360°から音声が入力できるマイクが便利です。
スピーカー兼用マイクも有ります。

・スピーカー
ノートパソコンのスピーカーでは聴き取り難いこともあります。私はbluetoothで繋がる小型スピーカーを使用してます。

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